Et årshjul kan fungere som en grundplan for klubbens arbejde, idet et årshjul er et enkelt og effektivt værktøj, der:
- Skaber overblik
- Fastlægger og beskriver rutiner
- Afslører spidsbelastningsperioder
- Giver muligheder for koordinering af opgaver og aktiviteter
- Er ressourceoptimerende
- Et fremragende informations- og styringsredskab
Et årshjul kan således hjælpe med at beskrive og systematisere, hvilke opgaver der er rygraden i klubben, hvilke ledelsesmæssige ressourcer der kræves, samt hvornår disse kræfter skal anvendes.
Desuden vil klubber, der tænker langsigtet ved at forbinde visionen med det daglige arbejde, være langt bedre rustet til at få flere penge, flere frivillige, blive mere kendte og have bedre aktiviteter.
Forløbet med at få beskrevet en klubs årshjul kan opdeles i 5 faser:
| 1: Find hovedopgaverne | For at danne et overblik over de overordnede opgaver i foreningen, skal man starte med at identificere sine hovedopgaver. En hovedopgave er de overordnede opgaver, som klubben har i løbet af året. Dette kan eksempelvis være juleafslutning, generalforsamling, kommunikation, stævner, turnering, tjansefordeling osv. |
| 2: Find delopgaverne | Delopgaverne er de opgaver, der tilhører hver enkelt hovedopgave. F.eks. er juleafslutningen, der holdes i december en hovedopgave, men invitationen der skal sendes ud, maden der skal købes osv., er delopgaver. |
| 3: Tegn årshjulet | Årshjulet skaber overblik over hvornår opgaverne skal udføres i løbet af året. Årshjulet giver ligeledes et overblik over hovedopgaver, delopgaverne og kan være et hjælpeværktøj i fordelingen af de forskellige opgaver. Tegn et hjul, hvor de store hovedopgaver placeres ud for de måneder, hvor de skal afvikles. Notér hvornår delopgaver af hovedopgaverne skal påbegyndes. Driftsopgaver som f.eks. opdatering af hjemmeside eller sociale medier skal ikke placeres i årshjulet, da disse opgaver skal løses løbende. |
| 4: Beskriv og fordel opgaverne | Årshjulet har skabt et overblik over hvilke opgaver, der skal udføres, og hvornår de skal udføres. Nu skal opgaverne beskrives og fordeles. Den ansvarlige for en opgave skal ikke nødvendigvis udføre opgaven, men ved at uddelegere ansvaret, ender alle arbejdsopgaverne ikke på den samme persons skrivebord. Derudover skal der udarbejdes en samlet opgavebeskrivelse for alle hoved- og delopgaver. For selv at blive klar over, hvad opgaven består af, og hvor stor opgaven er, er det vigtigt for at få beskrevet opgavernes indhold. |
| 5: Gør årshjulet digitalt | Ved at samle årshjulet i et digitalt system, har man bedre mulighed for at kommunikere klubbens opgaver ud til nye og allerede eksisterende frivillige. |
